Les présentes conditions générales de vente constituent « le socle unique de la négociation commerciale » au sens de l’article L.441-6 du code de commerce.
Les présentes dispositions exposent les conditions particulières de la prestation de services fournie à l’exposant par l’organisateur.
Les modalités d’organisation du salon, notamment date d’ouverture et de fermeture, lieu, prix et publics autorisés sont déterminées par l’organisateur et peuvent être modifiées à son initiative. L’organisateur peut annuler ou reporter le salon s’il constate un nombre insuffisant d’inscrits. L’exposant se voit alors restituer le montant de son acompte ou de sa participation. L’exposant déclare avoir conscience de l’éventualité d’une annulation et assume la totalité des risques liés à la non réalisation éventuelle du salon et notamment la charge exclusive des frais qu’il aura engagé en prévision du salon.
Dans le cas où, pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques (telles que incendie, inondation, destruction, accident, cas fortuit, grève à l’échelon local ou national, émeute, risque d’insécurité, tempête, menace terroriste, situation sanitaire... à l’échelon local, national ou international), le salon ne peut avoir lieu, les demandes d’admission sont annulées et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées, sont réparties entre les exposants, au prorata des sommes versées par chacun d’entre eux.
L’exposant confie à l’organisateur le soin d’apprécier si le salon doit être interrompu ou évacué en cas de menace pour la sécurité du public et s’engage à ne pas lui en faire grief a posteriori. L’exposant s’engage à respecter et à faire respecter, les prescriptions du dossier technique qui lui sera remis ou sera consultable sur internet/ ou l’extranet exposant.
L’exposant est responsable, vis-à-vis de l’organisateur, de la non- observation du cahier des charges imposé par le propriétaire ou le locataire des lieux mis à la disposition de l’organisateur du salon. La responsabilité de l’organisateur n’est pas engagée lorsqu’il fait application des stipulations des présentes.
Toute personne désirant exposer adresse à l’organisateur une demande de participation via le site internet dédié, www.cycleau.fr. Cette demande donne suite à l’établissement d’un devis en ligne téléchargeable. Une fois le devis validé en ligne, sauf si l’organisateur refuse la participation demandée, la validation de ce devis constitue un engagement ferme et irrévocable de payer l’intégralité du prix de la prestation d’organisation et des frais annexes selon l’échéancier communiqué.
L’organisateur statue sur les demandes d’admission, sans être tenu de justifier ses décisions. Le postulant refusé ne peut se prévaloir du fait qu’il a été admis aux éditions précédentes, pas plus qu’il ne peut arguer que son inscription a été sollicitée par l’organisateur. Il ne peut pas non plus invoquer la correspondance échangée entre lui et l’organisateur ou l’encaissement du montant de l’inscription, ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque comme preuve de son admission. Le rejet de l’admission ne peut donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à l’organisateur.
En cas de refus de la participation, les sommes versées par la personne ayant présenté la demande de participation lui sont remboursées.
L’acceptation de la participation est constatée par la réponse de l’organisateur à l’exposant.Cette réponse peut consister en une proposition adressée d’emplacement à l’exposant. Malgré son acceptation et même après les opérations de répartition des espaces d’exposition, la demande de participation émanant d’un exposant dont les affaires sont gérées, pour quelque cause que ce soit, par un mandataire de justice ou avec son assistance, peut conduire l’organisateur à user de la faculté qui lui est réservée de ne pas maintenir la participation de l’exposant. Il en est ainsi, notamment, de toute demande émanant d’une entreprise apparemment en état de cessation des paiements entre la date de demande de participation et la date d’ouverture du salon.
Toutefois, l’organisateur peut librement, au cas où notamment l’entreprise est judiciairement autorisée à poursuivre son exploitation, décider de maintenir sa participation.
4.1. L’organisateur détermine les catégories d’exposants et des produits et/ou services présentés. Un exposant ne peut présenter que des produits ou services de sa fabrication ou conception ou dont il est agent ou concessionnaire ; dans cette dernière hypothèse il joint à sa demande d’inscription la liste des marques dont il se propose de promouvoir les produits ou services.
L’organisateur peut, après examen, exclure les produits et/ou services ne lui paraissant pas correspondre à l’objet du salon ou admettre ceux ne faisant pas partie de la nomenclature mais présentant un intérêt pour le salon.
Les ventes comportant livraison immédiate et sur place à l’acheteur sont interdites. En application des dispositions relatives aux manifestations commerciales, un exposant ne peut ni présenter des produits non-conformes à la réglementation française, sauf les produits destinés aux marchés étrangers, ni procéder à aucune publicité déceptive ou déloyale.
L’offre présentée par les exposants doit être en adéquation avec l’ordre public et les lois en vigueur. A ce titre, il est formellement interdit aux exposants d’exposer des produits illicites ou provenant d’activités illicites. Il est également interdit à toutes personnes non habilitées par la loi de proposer des prestations ou produits relevant d’activités réglementées. Les exposants qui enfreindraient ces dispositions pourront faire l’objet de poursuites sans préjudice des mesures que pourrait prendre l’organisateur pour faire cesser cette infraction. Les exposants assument l’entière responsabilité de leurs produits et de leurs actes vis-à-vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée.
En cas de demande formulée par un tiers contre l’organisateur, au titre d’un acte ou d’un produit d’un exposant, l’exposant concerné indemnisera l’organisateur de l’ensemble des frais raisonnablement engagés par l’organisateur pour sa défense et des éventuelles condamnations qu’il aurait à subir.
4.2. Garde des matériels - charge des risques
L’exposant reste seul gardien et responsable des biens exposés, et, plus généralement, de l’ensemble de ses matériels, tout au long du salon (7 jours sur 7, 24 heures sur 24), montage, démontage, manutentions, déplacements et transports inclus, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant donc, en aucune façon, être engagée du fait de ces éléments.
L’exposant accepte par ailleurs expressément de supporter seul l’intégralité des risques auxquels peuvent être exposés les biens et matériels visés ci-dessus. Il est tenu, dans le respect du règlement de sécurité, de prendre toutes les mesures susceptibles de les protéger, ces mesures n’incombant en aucune façon à l’organisateur. Il appartient notamment à l’exposant de décider des modalités de gardiennage de ces biens et matériels (tel que coffre-fort, mise sous vitrine, affectation de ses propres gardiens sur le stand, etc.). Le tout, en tant que de besoin, par dérogation expresse à toute disposition légale contraire.
Le prix de la prestation d’organisation est déterminé par l’organisateur et peut être révisé par l’organisateur en cas de modification des dispositions fiscales.
Le paiement de la prestation d’organisation et des frais annexes se fait aux échéances et selon les modalités déterminées par l’organisateur.
Il en est de même pour les exposants en liste d’attente qui bénéficient de l’attribution tardive d’un espace d’exposition.
Le fait pour un exposant de ne pas respecter les échéances et les modalités de paiement visées à l’article précédent, autorise l’organisateur à annuler sa participation et ce quel que soit le délai avant la manifestation. L’organisateur peut disposer librement de l’espace d’exposition de l’exposant défaillant, sans que ce dernier puisse réclamer ni indemnités ni remboursement des sommes éventuellement déjà réglées.
De plus, tout retard de paiement entraînera l’application en sus, d’intérêts de retard au taux BCE (article L.441-6 du code de commerce) majoré de 10 points qui seront dus de plein droit et qui seront calculés sur ladite somme de la date à laquelle le paiement aurait dû être effectué à la date de paiement effectif. L’exposant en situation de retard de paiement sera redevable, de plein droit, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Dans les cas où les frais de recouvrement exposés seraient supérieurs à 40 euros, l’organisateur pourra demander à l’exposant débiteur une indemnité complémentaire, sur justificatif.
L’organisateur établit le plan du salon et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte si possible des désirs exprimés par l’exposant, de la nature des produits et/ou services qu’il présente, de la disposition de l’espace d’exposition qu’il se propose d’installer ainsi que, si nécessaire, de la date d’enregistrement de la demande de participation.
En raison de son rôle de coordination ou d’organisation, l’organisateur peut être contraint de modifier l’importance et la disposition des surfaces demandées par l’exposant. Cette modification n’autorise pas l’exposant à résilier unilatéralement son engagement de participation. L’emplacement de l’espace d’exposition attribué à un exposant lui est communiqué au moyen d’un plan. Il appartient à l’exposant de s’assurer de la conformité du plan avant l’aménagement de son espace d’exposition.
La responsabilité de l’organisateur n’est pas engagée s’il apparaît une différence entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’espace d’exposition. Le plan indique le découpage général des îlots environnant l’emplacement attribué.
Ces indications, valables à la date d’établissement du plan, sont données à titre d’information et sont susceptibles de modifications qui peuvent ne pas être portées à la connaissance de l’exposant. Toute réclamation concernant l’emplacement défini par le plan doit être présentée sous huit jours à compter de la réception par l’exposant du plan. Passé ce délai, l’emplacement proposé est considéré comme accepté par l’exposant.
L’organisateur ne peut en aucun cas réserver un emplacement, ni garantir celui-ci d’une session sur l’autre. De plus, la participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l’exposant aucun droit lié à cette antériorité.
Sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur, un exposant, dans le cadre de la prestation d’organisation qu’il a acquis, ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de l’espace ou des services dont il dispose dans l’enceinte du salon.
Néanmoins, plusieurs exposants peuvent être autorisés à réaliser une présentation d’ensemble, à condition que chacun d’eux ait obtenu au préalable l’agrément de l’organisateur et ait souscrit une demande de coparticipation, entraînant une participation financière complémentaire.
Les stands doivent rester ouverts tous les jours aux horaires fixés de la manifestation. Il est interdit de laisser les marchandises exposées recouvertes pendant les heures d’ouverture.
Dans le cadre du plan général de sécurité, de design et de décoration de la manifestation, décidé et imposé par l’organisateur, tout projet de construction ou installation envisagé par un exposant (motifs publicitaires ou décoratifs, enseignes lumineuses, aménagements du stand, etc.) doit être soumis pour autorisation à l’organisateur, au plus tard 1 mois avant le début de la manifestation. Le descriptif complet de l’équipement du stand est à retrouver dans la NOTICE TECHNIQUE.
L’installation des espaces d’exposition est conçue selon le plan général établi par l’organisateur. La décoration particulière des espaces d’exposition est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit respecter les règlements de sécurité édictés par les pouvoirs publics ainsi que le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l’organisateur.
L’organisateur détermine les modalités d’affichage, les conditions d’emploi de tous procédés sonores, lumineux ou audiovisuels, ainsi que les conditions dans lesquelles peuvent être
organisées toute opération promotionnelle, animation ou enquête d’opinion dans l’enceinte du salon.
L’organisateur détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de vues ou de son sont autorisées dans l’enceinte du salon. L’organisateur pourra subordonner son autorisation à la signature, par le participant, d’une cession de droits consentie en sa faveur pour la promotion du salon.
L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général du salon ou gêneraient les exposants voisins ou le public, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis à son agrément. L’organisateur peut revenir sur l’autorisation accordée en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue du salon.
La promotion à haute voix et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués, sont formellement interdits. Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés relatifs aux produits et marques exposés, ne pourront être distribués par les exposants que sur leur stand. Leur distribution dans le lieu de la manifestation et ses abords immédiats, est strictement interdite.
Il est interdit de placer des panneaux de réclame ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage. En cas d’infraction, l’organisateur fera enlever aux frais, risques et périls de l’exposant, et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement.
L’organisateur décline toute responsabilité concernant les constructions ou installations édifiées par les exposants. Les exposants prennent les emplacements dans l’état où ils les trouvent et doivent les laisser dans le même état.
Au moment de la prise de possession du stand attribué, l’exposant devra faire constater les dégradations qu’il pourrait constater et qui pourraient éventuellement affecter les espaces mis à disposition. Une réclamation écrite devra être formulée auprès de l’organisateur au plus tard le jour même de la prise de possession ; passé ce délai, toute réparation à effectuer sera facturée.
Toute détérioration, notamment aux locaux et installations dans lesquels se tient le salon, causée par un exposant ou par ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de cet exposant. Dans les stands, il est interdit, sous peine d’engager sa responsabilité, d’entailler, d’altérer (modifier, peindre, coller, détériorer) de quelque manière que ce soit, les cloisons ou armatures métallique ainsi que le matériel fourni par l’organisateur.
12.1. Assurance Responsabilité Civile de l’organisateur
Une assurance est souscrite par l’organisateur contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en qualité d’organisateur. Les exposants peuvent demander à l’organisateur de leur transmettre une attestation d’assurance précisant les risques couverts, les limites de garantie ainsi que la période de couverture.
12.2. Assurance Responsabilité Civile de l’exposant
L’exposant s’engage à fournir à l’organisateur l’attestation d’assurance couvrant sa participation 30 jours avant l’exécution du salon.
Cette assurance est obligatoire pour les exposants directs et les coparticipants et devra être souscrite auprès d’une société notoirement solvable et couvrir l’exposant pour des montants suffisants.
Elle garantira la responsabilité civile de l'exposant à l'égard de tous tiers y compris les sociétés propriétaire et gestionnaire des locaux dans lesquels se déroule le salon pour tous dommages corporels, matériels, et immatériels pendant toute la durée du salon (montage et démontage compris. Elle garantira également le vol et détérioration des marchandises et agencements exposés mis à disposition par l’organisateur ou loués auprès de lui.
L’exposant est responsable, tant envers l’organisateur qu’envers les autres participants et les tiers, de tous les dommages qui pourraient être causés par les personnes à son service ou par les produits exposés par lui.
En cas de désistement ou en cas de non-occupation du stand pour une cause quelconque, le prix de la prestation prévu au contrat reste acquis à l’organisateur, à hauteur de :
Entre la signature et J-90 : 40% du montant global facturé
J-89 à J-60 : 60% du montant global facturé
J-59 à l’évènement : 100% du montant global sera facturé
14.1. Fonctionnement
Outre le dossier technique exposant, l’organisateur transmet à l’exposant un planning de montage/démontage en amont de la manifestation, que l’exposant s’engage à respecter sans réserves.
L’organisateur établit ce planning effectue la répartition des créneaux horaires librement, en tenant compte si possible des désirs exprimés par l’exposant et de ses contraintes techniques.
En raison de son rôle de coordination ou d’organisation, l’organisateur peut être contraint de modifier ce planning et la répartition des créneaux horaires attribués/ou demandés par les exposants. Cette modification n’autorise cependant pas l’exposant à ne pas se conformer au planning mis à jour.
14.2. Délais
L’organisateur détermine le calendrier du montage et de démontage des espaces d’exposition avant l’ouverture du salon et de l’enlèvement des biens, ainsi que les délais de remise en ordre à l’issue du salon.
L’exposant se porte fort que son installateur se présentera dans les délais suffisants, avant l’horaire de fin de démontage, afin de permettre la restitution sereine de l’emplacement dans son état initial, dans le délai fixé par l’organisateur.
L’organisateur peut faire procéder, aux frais et aux risques de l’exposant, aux opérations qui n’ont pas été réalisées par l’exposant dans les délais fixés et sans pouvoir être tenu responsable des dégradations ou pertes totales ou partielles, ce que l’exposant accepte sans réserves.
En cas de non démontage du stand par l’exposant dans les délais indiqués, l’organisateur sera en droit de procéder à la destruction du stand sans être tenu de rembourser à l’exposant la valeur des marchandises et des composants du stand détruits.
Par ailleurs, le non-respect par un exposant de la date limite d’occupation des emplacements autorise l’organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages- intérêts.
Tout aménagement, toute installation de machines ou appareils qui ne peuvent être mis en place ou montés qu’en empruntant l‘espace d’exposition d’autres exposants est fait sur autorisation de l’organisateur et à la date fixée par lui.
Chaque exposant pourvoit lui-même au transport et à la réception des marchandises qui lui sont destinées. Il est tenu de se conformer aux instructions de l’organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules et des prestataires dans l’enceinte du salon.
Les produits et matériels exposés sur le salon ne peuvent, sous quelque prétexte que ce soit, en sortir pendant sa durée.
Le nettoyage de chaque stand est effectué dans les conditions et délais indiqués par l’organisateur aux exposants.
Les raccordements des espaces d’exposition aux réseaux d’électricité, de téléphone, de distribution d’eau ou d’air comprimé sont faits aux frais des exposants qui en font la demande dans les délais requis et en fonction des possibilités techniques des locaux d’exposition.
Toute demande particulière doit être adressée à l’organisateur,
Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’organisateur ne peut être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.
L’exposant garantit à l’organisateur qu’il est titulaire ou a obtenu des titulaires de droits de propriété intellectuelle sur les biens / créations / marques qu’il expose, l’ensemble des droits et/ou autorisations nécessaires à leur présentation au sein du Salon. L’organisateur n’accepte aucune responsabilité dans ce domaine. L’organisateur aura la possibilité d’exclure les exposants condamnés en matière de propriété intellectuelle, notamment, pour des faits de contrefaçon.
L’exposant autorise l’organisateur à reproduire et représenter, pour la durée de vie des droits concernés, à titre gracieux et sur tout territoire, les biens, créations et marques qu’il expose, dans les outils de communication du salon (Internet, catalogue d’exposition, cartons d’invitation, plan visiteurs, vidéo promotionnelle...) comme plus généralement sur tous supports destinés à la promotion du salon (photographie sur le salon à paraître dans la presse classique ou Internet, émission de télévision réalisée sur/ lors du salon, sans que cette liste soit limitative).
L’exposant garantit à l’organisateur qu’il a obtenu des titulaires de droits de propriété intellectuelle sur les biens / créations / marque et autres (plan, concepts, services ...) qu’il expose, l’ensemble des droits et/ou autorisations nécessaires pour les utilisations précitées.
L’exposant traite directement avec les sociétés de perception et de répartition des droits (SACEM...) s’il fait usage de musique de quelque façon que ce soit dans l’enceinte du salon, l’organisateur déclinant toute responsabilité à ce titre. L’organisateur pourra, à tout moment, demander à l’exposant de produire les justificatifs correspondants.
Les exposants se conforment au règlement sanitaire départemental en vigueur au moment de la manifestation. En cas de visite du Service Vétérinaire, l’exposant garantit le libre accès à ses installations et marchandises.
Ces badges sont demandés en amont par l’exposant sur le site internet www.cycleau.fr, dans son espace personnel.
Les badges sont gratuits, téléchargeable et imprimable par vos soins en amont du salon et donnent droit d’accès au salon, dans les conditions déterminées par l’organisateur.
Des invitations destinées aux visiteurs que les exposants désirent accueillir sur leur stand sont, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrées aux exposants. Toute demande abusive et/ou autre utilisation sera susceptible d’entraîner des poursuites.
L’exposant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l’organisateur et de permettre leur vérification.
La surveillance qui incombe exclusivement à l’exposant est assurée sous le contrôle de l’organisateur ; ses décisions concernant l’application des règles de sécurité sont d’exécution immédiate. Toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d’un dispositif de sécurité et faire l’objet d’une déclaration auprès de l’organisateur au plus tard 1 mois avant l’ouverture du salon.
L’organisateur décline toute responsabilité en cas de décision de fermeture d’un stand, prise par la Commission de Sécurité, justifiée par l’inobservation des règlements en vigueur.
L’organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée ou de faire expulser toute personne, visiteur ou exposant, dont la présence ou le comportement présenteraient un risque à la sécurité, la tranquillité ou l’image du salon et/ou à l’intégrité du site.
Toute infraction aux dispositions du présent règlement général et, le cas échéant, au règlement intérieur édicté par l’organisateur, peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant et ce, même sans mise en demeure, au besoin avec le concours de la force publique. Il en est, notamment, ainsi pour la non-conformité de l’agencement, des règles de sécurité, la non-occupation de l’espace d’exposition, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans la demande de participation, la vente à emporter.
Une indemnité est alors due par l’exposant à titre de dommages intérêts en réparation des dommages causés à la manifestation. Cette indemnité est au moins égale au montant de la participation qui reste acquise à l’organisateur, sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient être demandés. L’exposant consent à titre de gage à l’organisateur un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers ou décoratifs lui appartenant.
L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d’apporter de nouvelles dispositions toutes les fois que cela lui paraîtra nécessaire au bon déroulement du salon.
La nullité, pour quelque cause que ce soit, de tout ou partie de l’une des dispositions du présent règlement n’affectera en aucune manière les autres dispositions de celui-ci. En pareil cas, les Parties s’engagent à négocier de bonne foi la conclusion d’une disposition ayant dans toute la mesure du possible un effet équivalent.
Dans le cas de contestation ou de différend, quel qu’en soit l’objet, l’exposant s’engage à soumettre sa réclamation à l’organisateur, avant toute procédure, par lettre recommandée avec accusé de réception. Toute action introduite avant l’expiration d’un délai de 15 jours suivant la réception de ladite lettre sera irrecevable. Conformément à l’article 2254 du Code civil, les parties conviennent de fixer à un an (1 an) le délai de prescription des droits et actions relatifs à la responsabilité que l’organisateur est susceptible d’encourir soit de son propre fait, fût-ce d’un préposé, soit du fait d’un tiers, quelle qu’en soit la cause. Ce délai courra à compter de l’expiration du délai de 15 jours prévu à l’alinéa précédent.
En cas de litige, les relations entre les exposants et l’organisateur sont en totalité et exclusivement régies par le droit français. En cas de contestation, seul le tribunal de commerce de Bordeaux est compétent.